จัดเลี้ยงนอกสถานที่: เทคนิคการจัดประชุมสัมมนาให้มีประสิทธิภาพ

[siritidaphon]

จัดเลี้ยงนอกสถานที่: เทคนิคการจัดประชุมสัมมนาให้มีประสิทธิภาพ

ต้องเป็นคนจัดประชุมสัมมนาให้กับบริษัทใช่ไหม? เราได้รวบรวม “เทคนิคการจัดสัมมนาที่มีประสิทธิภาพ” อีกทั้งดูเป็นมืออาชีพไว้ที่นี่แล้ว!

ในยุคปัจจุบันที่ความรู้มาได้จากทุกหนแห่ง ไม่ใช่แค่เพียงเวลางานหรือเวลาเรียน การประชุมสัมมนาต่างๆ จึงเป็นอีกช่องทางที่จะได้เผยแพร่ พูดคุย และแลกเปลี่ยนความรู้กัน โดยมีผู้เข้าร่วมมาจากทุกหนแห่ง เพราะฉะนั้นการประชุมสัมมนาจึงได้รับความนิยมมาขึ้นกว่าเมื่อก่อนเป็นอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นประชุมสัมมนาภายในองกรณ์หรือภายนอกองค์กร ต่างก็มีหลายเรื่องให้ได้ศึกษาและเรียนรู้

เมื่อมองมาในฝั่งผู้จัดงาน เพื่อนๆ รู้หรือไม่ว่าถ้าหากเราอยากจะจัดประชุมสัมมนาสักเรื่องหนึ่ง เราควรจะเริ่มจากตรงไหน การจัดประชุมสัมมนานอกจากความรู้และทุนทรัพย์เพียงสองอย่างอาจะไม่เพียงพอให้เกิดความสำเร็จได้ จุดที่สำคัญที่สุดคือเพื่อนๆ จะต้องรู้เทคนิคการจัดสัมมนาที่มีประสิทธิภาพเสียก่อนจะเริ่มกระบวนการทั้งหมดต่างหาก ว่าแล้วเราก็มาดูกันเลยดีกว่าว่าเทคนิคแบบมืออาชีพที่จะพาเพื่อนๆ ผู้จัดไปสู่ความสำเร็จในการจัดประชุมสัมมนานี้มีอะไรกันบ้าง


1. กำหนดจุดประสงค์งานและวางแผนชัดเจน

ก่อนที่จะเริ่มดำเนินการทุกๆ ขั้นตอน ผู้จัดจำเป็นที่จะต้องกำหนดจุดประสงค์งานก่อนเป็นอย่างแรก การที่รู้ว่าตัวเองจะต้องทำอะไร ต้องการจะสื่ออะไร จะทำให้ข้อมูลที่ออกมา เป็นรูปเป็นร่างยิ่งขึ้น นอกจากตัวผู้จัดเองจะรู้แล้วว่าสิ่งที่กำลังทำคืออะไร การกำหนดจุดประสงค์อย่างชัดเจนก็จะทำให้มีการวางแผนงานที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น ผู้เข้าสัมมนาก็จะได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง เป็นการตัดไฟแต่ต้นลม หากผู้จัดมีข้อมูลในส่วนนี้เตรียมพร้อมไว้ ไม่ว่าคำถามไหนๆ ที่จะเข้ามา ก็จะสามารถตอบได้อย่างแน่นอน เป็นผลดีกับทั้งสองฝ่ายอย่างเป็นได้ชัด


2. ศึกษากลุ่มเป้าหมายอย่างละเอียด

เมื่อกำหนดและวางแผนเรียบร้อยแล้ว ก็จะต้องมาศึกษากลุ่มเป้าหมายที่เลือกไว้อย่างละเอียดอีกรอบ ต้องวางแผนการประชาสัมพันธ์ให้ตรงกับกลุ่มเป้าหมายที่สุด หากไม่ทำขั้นตอนนี้ ประชุมสัมมนาที่จะจัด ก็อาจจะไม่มีคนเข้ามาร่วมฟังได้ ในขั้นตอนนี้อาจรวมไปถึงการออกแบบและการใช้ภาษาในการประชาสัมพันธ์อีกด้วย ความเป็นมืออาชีพอีกอย่างหนึ่งที่ขาดไม่ได้คืองานของเพื่อนๆ ควรที่จะมีการประชาสัมพันธ์ออกไปทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษนั่นเอง รวมถึงโปสเตอร์หรืออาร์ตเวิร์กต่างๆ ของงาน ก็ควรที่จะมีการออกแบบที่ดี ดูเป็นมืออาชีพ เพราะนี่เป็นการสร้างความน่าเชื่อถือในการเชิญชวนให้มาร่วมสัมมนาอย่างหนึ่งก็ว่าได้


3. เลือกสถานที่ที่เหมาะสม

การเลือกสถานที่ให้เหมาะสมกับประเภทการจัดงานสัมมนาก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน รายละเอียดต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบการจัดวางโต๊ะ การจัดวางเก้าอี้ ขนาดของห้องหรือสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ทุกอย่างควรคำนึงถึงจำนวนผู้เข้าร่วมงานและประเภทของผู้เข้าร่วมสัมมนาเป็นต้น รวมถึงต้องคำนึงถึงการเดินทางอีกด้วยว่า สถานที่ที่เลือกนั้นเหมาะสมหรือเปล่า มีที่จอดรถหรือไม่ หรือว่าควรจะจัดสถานที่ที่ใกล้รถไฟฟ้า สำหรับหัวข้อนี้ก็เป็นการบ้านอีกอย่างที่จำเป็นต้องทำ


4. มองหาวิทยากรที่เหมาะสมกับหัวข้อที่จัดตั้งขึ้น

เทคนิคการจัดสัมมนาที่มีประสิทธิภาพอีกอย่างหนึ่งก็คือการมองหาวิทยากรที่เหมาะกับหัวข้อที่กำหนดนั่นเอง ในประเทศไทยมีวิทยากรมากมาย ขึ้นอยู่กับว่าผู้จัดนั้นจะเลือกได้เหมาะสมหรือไม่ แน่นอนว่าวิทยากรที่ดีไม่ใช่วิทยากรที่ผู้คนรู้จักเยอะเพียงอย่างเดียว แต่วิทยากรที่ดีที่เหมาะสมนั้น จะต้องทำการควบคุมบรรยากาศภายในงานพร้อมทั้งถ่ายทอดความรู้ได้อย่างเป็นธรรมชาติต่างหาก เรียกได้ว่าวิทยากรเป็นหัวใจของการจัดสัมมนาเลยทีเดียว


5. ละเอียด รอบคอบ พร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่คาดไม่ถึง

ดูเหมือนจะเป็นพื้นฐานของผู้จัดอยู่แล้วในข้อนี้ แต่รู้หรือไม่ว่ามีผู้จัดหลายๆ คนเหมือนกันที่ขาดตรงนี้ไป และทำให้งานมีประสิทธิภาพและความเป็นมืออาชีพน้อยลง เมื่อเริ่มการสัมมนาแล้ว สถานการณ์ที่คาดไม่ถึงทั้งหลายอาจจะเกิดขึ้นได้ อย่างเช่นการขัดข้องของอุปกรณ์หรือนักสัมมนาก่อความวุ่นวาย ทุกอย่างล้วนเกิดขึ้นได้ ทางผู้จัดเองก็ควรที่จะมีความละเอียด รอบคอบและมีแผนสำรองสำหรับเหตุการณ์เหล่านี้ด้วย


6. มีการสรุปใจความของการประชุมสัมมนา

ผู้เข้าร่วมสัมมนาหลายๆ ท่านอาจจะเกิดความสับสนได้ว่า สุดท้ายแล้วเรามาทำอะไรที่การประชุมสัมมนานี้กันแน่ เพราะฉะนั้นในท่อนสุดท้ายก่อนการปิดงาน การสรุปใจความสำคัญของการประชุมสัมมนาที่เกิดขึ้นจึงสำคัญอย่างมากเลยทีเดียว เพียงการสรุปไม่กี่คำ แต่ถ้าหากการสรุปนั้นจับใจความและประเด็นสำคัญออกมาได้ รับรองเลยว่าผู้เข้าร่วมสัมมนาจะต้องแฮปปี้กับข้อมูลที่ได้ พร้อมทั้งสามารถนำข้อมูลที่ได้รับตลอดการประชุมนั้นๆ ไปต่อยอดจนเกิดประโยชน์ได้อย่างแน่นอน


7. เก็บรวบรวมข้อเสนอแนะเพื่อนำมาพัฒนาและปรับปรุง

และเมื่อจบงาน ก็ถึงเวลาที่ผู้จัดจะต้องนำข้อเสนอแนะต่างๆ มาประมวลผลกันบ้างนั่นเอง ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลในส่วนของรายรับ รายจ่าย สถิติ การวางแผนงาน จำนวนผู้เข้าร่วมงานรวมถึงแบบสอบถามที่ทำขึ้น ข้อมูลทุกส่วนล้วนแต่มีประโยชน์ต่อผู้จัดทั้งสิ้น ไม่ควรปล่อยทิ้งไปแม้แต่นิดเดียว และแน่นอนว่าข้อมูลพวกนี้ ถูกรวบรวมและเก็บไว้เพื่อที่ผู้จัดจะได้นำมาพัฒนาและปรับปรุงในส่วนต่างๆ ต่อไป